Die Kasse, die direkt im ERP bucht

Scannen, kassieren, Beleg ausgeben – und der Verkauf ist sofort ein Vorgang in Ihrem ERP. Bestand, Kunden und Rechnungen sind dieselben wie im Online-Shop. Die TSE läuft über fiskaltrust, der Tagesabschluss geht an DATEV.

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Kassieren

Scannen, antippen, fertig.

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Ihr Team arbeitet in der Ansicht, die gerade passt: Scan-Liste für die schnelle Schlange oder Touch-Katalog mit Kategorien, Bestand und Varianten. Einzelstücke ohne Artikelstamm erfassen Sie als Freiposition mit eigenem Namen und Preis. Rabatte geben Sie je Position oder auf den ganzen Warenkorb, mit Grund wie „Stammkunde“ oder „Kulanz“. Holt ein Kunde noch etwas, bedienen Sie den nächsten im zweiten Tab – oder parken den Verkauf und laden ihn an jeder Kasse der Filiale wieder.

Ab der ersten Position ist der Kassenverkauf ein Vorgang im ERP – kein Export, kein Abgleich am Abend. Bei Mitnahme bucht die Kasse die Ware aus dem Lager der Filiale, der Bestand stimmt sofort. Ist ein Artikel hier ausverkauft, aber in einer anderen Filiale vorrätig, bestellen Sie ihn dort und schicken ihn dem Kunden nach Hause. Kunden wählen Sie aus dem ERP oder legen sie direkt an der Kasse an; ihre Preise berechnet das ERP aus Kalkulations- und Rabattklasse.

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Aufträge aus Online-Shop, Marktplatz oder ERP laden Sie an der Kasse per Vorgangsnummer. Ist schon bezahlt, übergeben Sie die Ware, sonst kassieren Sie – ohne eine Position neu zu erfassen. Auch offene Rechnungen bezahlt der Kunde an der Kasse, Anzahlungen buchen Sie direkt auf den Auftrag. Guthaben, etwa nach einer Teilretoure im Shop, zahlen Sie bar oder per Karte aus. Umsatz entsteht dabei genau einmal.

Bar und EC-Karte kombinieren Sie in einem Verkauf, auch als Teilzahlung per Karte; bei Restbetrag null ist er abgeschlossen. Zahlt ein Kunde später, verkaufen Sie auf Rechnung per Überweisung oder SEPA-Lastschrift; der offene Posten steht im ERP. Den Beleg bekommt der Kunde gedruckt, per E-Mail oder als Online-Beleg per QR-Code, auf Wunsch auf dem Kundendisplay. Für Geschäftsessen gibt es den Bewirtungsbeleg. Braucht jemand nachträglich eine Rechnung mit Firmenadresse, geben Sie den Bon im Rechnungsformat aus. Den Kartenbetrag schickt die Kasse direkt ans angebundene Terminal, niemand tippt ihn ab.

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Bringt ein Kunde Ware zurück, laden Sie den Originalbeleg. Das ERP erstellt die Rechnungskorrektur im ursprünglichen Vorgang, das Geld geht bar oder per Kartenerstattung zurück, und die Ware buchen Sie auf Wunsch wieder ein. Teilretouren sind mehrfach möglich, bis alles erstattet ist. Ging beim Kassieren etwas schief, stornieren Sie den Verkauf in der laufenden Sitzung: signierter Storno-Beleg, Bestand zurück, Original unverändert. Belegkopien gibt jede Kasse jederzeit aus.

Die TSE läuft als Cloud-Lösung über fiskaltrust – bei Ah&Oh inklusive und ohne TSE-Hardware im Laden. Bei der Inbetriebnahme übermittelt fiskaltrust die Meldung ans Finanzamt; Frist, Status und Übermittlungsprotokoll sehen Sie an der Kasse. Mit jedem Tagesabschluss gehen die Kassendaten ins DATEV Kassenbuch online und ins DATEV Kassenarchiv online, wo sie zehn Jahre liegen. Fällt die TSE oder die Verbindung zu fiskaltrust aus, kassieren Sie mit Ausfallbelegen weiter – der Ausfall wird dokumentiert, die Belege werden nachgereicht.

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Ihr Team meldet sich mit Namen und PIN an. Den Anfangsbestand zählt es mit Zählhilfe nach Scheinen und Münzen, ohne dass die Kasse den Soll-Wert vorgibt. Wechselgeld rein, Geld zur Bank: Einlagen und Entnahmen buchen Sie als eigenen Beleg. Den Zwischenbericht rufen Sie jederzeit ab. Bei einer kurzen Pause sperren Sie die Kasse, ein Kollege übernimmt mit seiner PIN. Am Ende zählen Sie den Schlussbestand, der Z-Bon liegt als PDF im ERP und geht auf Wunsch per E-Mail an die Filialleitung.

Jede Filiale legen Sie im ERP an: Anschrift, eigenes Lager, Kategorien für den Touch-Katalog und die Mitarbeitenden mit ihrer PIN. Darin richten Sie beliebig viele Kassen ein, jede mit eigenem Belegnummernkreis, eigenen Belegvorlagen und eigenen Zahlarten. Bondrucker, A4-Drucker für Rechnungen, Kassenlade, Kundendisplay und Kartenterminal (ZVT) ordnen Sie ebenfalls im ERP zu; die Kasse zeigt den Status jedes Geräts. Am Kassengerät läuft die Kasse im Browser und erkennt das Gerät über den Hardware Connector.

In Vorbereitung: Offline-Betrieb. Fällt im Laden das Internet aus, verkauft die Kasse weiter und reicht alles nach, sobald die Verbindung zurück ist.

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