Das Cloud-ERP, in dem die KI mitarbeitet

Artikel, Kunden, Aufträge, Lager, Versand und Rechnungen in einem System. Robin, Ihr KI-Agent, übernimmt die Routine und automatisiert ganze Abläufe – Sie prüfen und entscheiden.

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Robin & KI-Workflows

Robin erledigt die Routine. Sie entscheiden.

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Robin ist der KI-Agent in Ihrem ERP und kann alles, was Ihr Team im System kann. Er legt Aufträge an, pflegt Artikel, ordnet Zahlungen zu und beantwortet Fragen zu Kunden und Beständen. Er schreibt Texte und erstellt oder überarbeitet Bilder. Sein Wissen kommt aus Ihrer eigenen Wissensdatenbank, die alle Bereiche Ihres Unternehmens bündelt. Dazu bauen wir mit Ihnen KI-Workflows nach Ihren Regeln: Aus der Bestellung per E-Mail wird der Auftrag, aus dem Kontoauszug die bezahlte Rechnung. So laufen viele Abläufe vollautomatisch – und wo Sie freigeben wollen, geben Sie frei.

Titel, Beschreibung, Bilder, EAN, Marke, Einheit und Preise pflegen Sie an einer Stelle. Artikelvorlagen bringen die passenden Felder gleich mit, Attribute und Merkmale beschreiben, was den Artikel ausmacht. Preise staffeln Sie nach Menge, legen sie je Land fest oder starten zeitlich begrenzte Aktionen. Die Preishistorie zeigt, wie sich Einkauf und Verkauf entwickeln. Und aus demselben Artikelstamm bedienen Sie Shop und Marktplätze.

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Jeder Kontakt kennt seine Konditionen: Zahlungsarten, Kalkulations- und Rabattklasse, Lieferkonditionen, Adressen und Ansprechpartner. Legen Sie einen Auftrag an, zieht das ERP all das automatisch. USt-ID, Bankverbindung und GLN landen direkt in der E-Rechnung. Und mit DATEV-Anbindung bekommt jeder Kunde seine Debitorennummer von selbst.

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung hängen an einem Vorgang. Das Board zeigt, wo jeder Auftrag gerade steht. Teillieferungen und Teilrechnungen sind kein Sonderfall.

Abonnements. Wiederkehrende Produkte und Leistungen rechnet das ERP selbst ab – gebucht im ERP, im Online-Shop oder per Schnittstelle aus anderer Software.

Rahmenaufträge. Sie vereinbaren feste Mengen und Preise, Ihr Kunde ruft flexibel ab.

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Sie geben frei, was raus soll. Ihr Team kommissioniert per Scan, packt und startet den Versand – Lieferschein und Versandlabel entstehen in einem Schritt. DHL, DPD und FedEx sind direkt angebunden, weitere Dienstleister und Abholung legen Sie als eigene Versandart mit Tarifen an. Das ERP schlägt passende Versandprodukte nach Gewicht, Warenwert und Lieferland vor. Für Lieferungen außerhalb der EU melden Sie den Zoll direkt aus dem Auftrag an.

Einkauf. Bestellvorschläge zeigen, was nachbestellt werden muss. Die Bestellung geht als PDF per E-Mail an den Lieferanten, auch direkt aus einem Kundenauftrag heraus. Bestätigt der Lieferant Termin und Preis, übernehmen Sie beides mit einem Klick – auf Wunsch bis in den Artikel. Die Rückstandsliste zeigt, was noch offen ist.

Lager. Wareneingang per Scan, feste Lagerplätze, Inventur mit Zähl- und Differenzliste. Beim Picken bucht das ERP den Bestand vom Lagerplatz ab.

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Jede Rechnung, Rechnungskorrektur und Gutschrift enthält automatisch eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format – lesbar für Menschen, direkt verarbeitbar für die Software Ihrer Kunden. Sie geht per E-Mail raus, ohne Extraschritt. SEPA-Lastschrift und Factoring sind eingebaut, Online-Zahlungen per PayPal oder Stripe landen beim richtigen Auftrag. Kontoauszüge holen Sie ins System, Robin ordnet die Zahlungen zu, und wer nicht zahlt, bekommt die Mahnung nach Ihren Regeln. Und für DATEV ist alles vorbereitet: eigene Nummernkreise für Debitoren, Kreditoren, Erlöse und Aufwand, die Übermittlung läuft über den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0.

Statt Preislisten pro Kunde legen Sie Regeln fest. Kalkulationsklassen berechnen den Verkaufspreis aus dem Einkaufspreis plus Ihrem Aufschlag, Rabattklassen geben Kunden ihren Nachlass. Beides gilt für ganze Artikelgruppen oder einzelne Artikel, Ausnahmen schließen Sie gezielt aus. Wo der Preis fest sein muss, bleibt er fest. Die Steuer ermittelt das ERP nach Steuerklasse, Kunde und Lieferland – auch im One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) für Privatkunden in der EU. USt-IDs werden automatisch geprüft.

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Ihr Online-Shop und Ihre Kasse laufen direkt auf dem ERP: gleiche Artikel, gleiche Preise, gleicher Bestand. Amazon und eBay sind angebunden – Preise und Bestände gehen raus, Bestellungen kommen als Auftrag rein. Je Kanal legen Sie fest, ob Sie an Privat- oder Firmenkunden verkaufen, wohin Sie liefern und ob Netto- oder Bruttopreise erscheinen. Weitere Marktplätze und Systeme verbinden Sie über die API. Große Geschäftskunden schicken Bestellungen als IDoc und bekommen die Auftragsbestätigung im selben Format zurück. Und über MCP arbeiten auch andere KI-Systeme mit Ihrem ERP.

Sie ordnen dem Auftrag den Partner zu, der ihn vermittelt hat. Das ERP ermittelt die Provision nach der Provisionsklasse des Partners und vermerkt sie in seinem Provisionsprofil. Abgerechnet wird per Gutschrift – als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format und mit der Bankverbindung des Partners für die Auszahlung. Ihre Buchhaltung hat damit den passenden Beleg.

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