Kontakte erstellen

In diesem Tutorial lernst du, wie man in einem System einen neuen Kontakt anlegt und verwaltet. Schritt für Schritt wird erklärt, wie die Grunddaten eines Kontakts erfasst, gespeichert und anschließend detaillierte Informationen wie Stammdaten, E-Mail-Adressen, Adressen, Ansprechpartner, benutzerdefinierte Felder sowie Kunden- und Lieferanteninformationen hinterlegt werden können. Damit erhältst du eine vollständige Anleitung, um Kontakte strukturiert und korrekt im System zu erfassen.

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Neuer Kontakt erstellen

  1. Kontakt anlegen
    • Klicken Sie in der Navigation auf „Kontakte“.
    • Klicken Sie auf den Button „Neuer Kontakt“.
    • Im sich öffnenden Overlay können die Grunddaten des Kontakts eingetragen werden.

  2. Grunddaten ausfüllen
    • Die Kontaktnummer wird automatisch vom System vergeben.
    • Wählen Sie, ob es sich um einen privaten oder gewerblichen Kontakt handelt.
    • Legen Sie die Kontaktkategorie fest: Kunde, Lieferant oder Partner (Mehrfachauswahl möglich).
    • Füllen Sie alle Pflichtfelder aus.

  3. Kontakt speichern
    • Klicken Sie auf „Speichern“, um den Kontakt anzulegen.
    • Anschließend wird die Detailseite des Kontakts geöffnet, um weitere Angaben vorzunehmen.

  4. Kontaktdetails hinterlegen

    • Stammdaten:
      • Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um weitere Daten einzutragen (falls erforderlich).
      • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen.

    • E-Mails:
      • Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um weitere E-Mail-Adressen zu hinterlegen (falls erforderlich).
      • Es können spezifische E-Mail-Adressen für z. B. Rechnungen oder Mahnungen hinterlegt werden.
      • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen.

    • Adressen:
      • Klicken Sie auf „+Adresse“, um weitere Adressen hinzuzufügen (falls erforderlich).
      • Wählen Sie über das Dropdown „Typ“ die Art der Adresse (Hauptanschrift, primäre Rechnungsadresse oder primäre Lieferadresse) und füllen Sie alle Pflichtfelder aus.
      • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen.

    • Personen:
      • Klicken Sie auf „+Person“, um einen Ansprechpartner für den Kontakt anzulegen.
      • Tragen Sie die gewünschten Daten ein.
      • Wichtig: Jeder Person muss eine Adresse zugewiesen werden.

    • Benutzerdefinierte Felder:
      • Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen (falls erforderlich).
      • Klicken Sie auf „+Feld hinzufügen“.
      • Tragen Sie den Namen im Feld „Name“ und den gewünschten Wert im Feld „Input“ ein.
      • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen.
      • Wichtig: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder löschen, wird die Änderung global für alle Kontakte vorgenommen.

    • Kundeninformationen:
      • Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn beim Kontakttyp in den Stammdaten „Kunde“ aktiviert wurde.
      • Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um Kundeninformationen hinzuzufügen (falls erforderlich).
      • Die Dropdowns „Zahlungsart“, „Kalkulationsklasse“, „Rabattklasse“ und „Lieferkonditionen“ können nur ausgefüllt werden, wenn im Account bereits globale Werte hierzu hinterlegt wurden.
      • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen.

    • Lieferanteninformationen:
      • Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn beim Kontakttyp in den Stammdaten „Lieferant“ aktiviert wurde.
      • Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um Lieferanteninformationen hinzuzufügen (falls erforderlich).
      • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen.

    • Partnerinformationen:
      • Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn beim Kontakttyp in den Stammdaten „Partner“ aktiviert wurde.
      • Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um Partnerinformationen hinzuzufügen (falls erforderlich).
      • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen.

    • Verwendung von E-Mail-Adressen beim Versand von Dokumenten:
      • E-Mail-Adresse der Person: Ist beim gewählten Ansprechpartner (Person) eine Adresse hinterlegt, wird immer diese verwendet – unabhängig davon, ob im Kontakt spezielle E-Mail-Adressen für bestimmte Dokumente hinterlegt sind.
      • Spezifische E-Mail-Adresse im Kontakt: Hat die gewählte Person keine eigene Adresse, wird beim Versand (z. B. einer Rechnung) die im Kontakt hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse verwendet (sofern vorhanden).
      • Allgemeine E-Mail-Adresse: Ist weder bei der Person noch als spezifische Adresse eine E-Mail hinterlegt, wird automatisch die allgemeine E-Mail-Adresse des Kontakts verwendet.

Schritt für Schritt Anleitung